Ha llegado la hora de presentar tu empresa a clientes potenciales y no sabes cómo, llega el momento de reunir a tu equipo u organizar un networking pero no tienes claro qué es necesario. Conocer las claves de los eventos corporativos te dará la fuerza necesaria para ser el anfitrión perfecto.
¿Por qué organizar un evento corporativo?
El evento corporativo será ese encuentro donde asistan tus empleados, tus clientes usuales o esos clientes potenciales que están interesados en tu negocio. Este te permite llevar a cabo diversas dinámicas que permiten la expansión de tu empresa. Organizar esta clase de eventos, lleva consigo una serie de ventajas estratégicas:
- Posicionamiento y expansión: Un evento empresarial te da la capacidad de posicionarte en el mercado, generan un impacto positivo (en la mayoría de las ocasiones) en la actividad de la empresa pues te da a conocer a nuevos clientes o, por ejemplo, puedes presentarte a nuevos mercados.
- Comunicación directa con el target: Conectas con tu cliente objetivo y puedes establecer una relación más cercana con este. Esta es una de las grandes ventajas de organizar un evento corporativo. Ganar notoriedad es algo necesario para expandir tu negocio.
- Fidelización: Generan relaciones de confianza y cercanía con los clientes, se familiarizan con la marca y sus valores, crear un vínculo con tus clientes asegura muchas ventas
- Promover la cultura de la empresa: ¿Quieres que los asistentes al evento conozcan cómo trabaja tu equipo? Un evento empresarial es una ventana hacia la filosofía de tu empresa, es importante conectar con personas qué se identifiquen con la marca.
- Formación y desarrollo personal: Los eventos empresariales también pueden servir como oportunidades de formación y desarrollo profesional para los empleados. Los talleres, conferencias y charlas pueden ayudar a mejorar las habilidades y conocimientos de los colaboradores, lo que a su vez puede contribuir al crecimiento y la innovación de la empresa.
- Relaciones públicas: Los eventos de empresa proporcionan un entorno propicio para establecer y fortalecer relaciones con clientes, proveedores, socios comerciales y otros stakeholders clave. Estos encuentros pueden conducir a nuevas oportunidades comerciales, colaboraciones y alianzas estratégicas.
- Generar debate: Un evento puede ser la oportunidad perfecta para crear un recuerdo significativo en el cliente, organiza y crea una experiencia satisfactoria para que las personas que asistan hablen de tu marca.
La gestión de este tipo de eventos se consigue gracias al event marketing. Esta tipología de marketing te permite promocionar tu empresa, producto o servicio, a través de la participación o asistencia a eventos especiales.
Según la Asociación de Agencias de Eventos de España (AEVEA), un 50% de las compañías que organizan eventos corporativos incrementan sus ingresos más de un 10%, mientras que el 36% lo hizo en un 30%. Estos datos apuntan a que realmente el event marketing es efectivo y es una herramienta muy útil a la hora de afianzar embudos de venta.
¿Cómo conseguir que tu evento de empresa sea el mejor?
Conocer las claves es necesario para la realización de un evento empresarial de éxito, pueden ser muchas las combinaciones de factores que se pueden estipular para la organización de dicho evento, pero lo importante es que las bases estén bien asentadas. De entre las principales claves para la organización de un evento de empresa, estas son las más importantes:
- Establecer objetivos claros: Antes de comenzar a planificar cualquier detalle del evento, es fundamental definir claramente los objetivos que se desean alcanzar. ¿Es el objetivo generar leads? ¿Fortalecer relaciones con clientes existentes? ¿Presentar un nuevo producto o servicio? Establecer metas claras ayudará a guiar todas las decisiones posteriores y a evaluar el éxito del evento.
- Conocer a tu público: Comprender quiénes serán los asistentes al evento es crucial para adaptar el contenido, el formato y la logística. Investiga el perfil demográfico, los intereses y las necesidades de tu audiencia para personalizar la experiencia y garantizar su relevancia y valor para ellos.
- Selección de un lugar y una fecha: El lugar y la fecha del evento son factores críticos que pueden influir en la asistencia y la experiencia de los participantes. Elige un lugar accesible y adecuado para el tamaño y el estilo del evento, y asegúrate de que la fecha no coincida con otros eventos importantes que puedan competir por la atención de tu audiencia. La fecha del evento y el sitio son también elementos estratégicos
- Diseño del programa y contenido: El contenido del evento debe ser atractivo, relevante y variado para mantener el interés de los asistentes. Planifica una agenda que incluya presentaciones, paneles de discusión, talleres interactivos y oportunidades de networking. Invita a oradores y expertos que aporten valor y credibilidad al evento. Un evento único y especial no tiene por qué ser sinónimo de caro.
- Promoción y marketing: Una estrategia de promoción efectiva es esencial para atraer a los asistentes adecuados y garantizar una buena participación. Utiliza una combinación de marketing digital, redes sociales, correo electrónico y relaciones públicas para generar interés y aumentar la visibilidad del evento. Ofrece incentivos como descuentos tempranos o contenido exclusivo para motivar la inscripción.
- Gestión logística: La logística bien organizada es fundamental para el éxito del evento. Asegúrate de tener en cuenta aspectos como el registro de los participantes, el transporte, la alimentación, la tecnología audiovisual, la seguridad y el apoyo al cliente. Asigna responsabilidades claras a un equipo dedicado y mantén una comunicación fluida para resolver cualquier problema que pueda surgir.
- Evaluación y seguimiento de los resultados: Una vez que el evento haya concluido, es importante evaluar su éxito en relación con los objetivos establecidos. Recopila comentarios de los asistentes a través de encuestas y análisis de datos para identificar áreas de mejora y oportunidades para futuros eventos. Además, realiza un seguimiento con los contactos generados durante el evento para mantener y fortalecer las relaciones comerciales.
Eventos empresariales de éxito: CUPRA
A diferencia de los eventos sin un componente experiencial, donde los asistentes solo pueden ver o consultar los productos o servicios, con los eventos experienciales, los asistentes pueden tener experiencias múltiples con los productos, y así se genera en ellos la conexión y el interés por la marca.
Cupra, en 2021, creó el evento inmersivo Impulso imparable, en este creó un espacio inmersivo donde presentaron su visión de futuro y propuestas hasta 2025.
Para ello, la marca eligió el emblemático circuito de Terramar (Sitges). Más de 20.000 m2 fueron transformados por completo en tan solo tres meses antes. La dificultad añadida radicaba en que el circuito estaba completamente abandonado y no contaba con infraestructura de ningún tipo.
El resultado fue digno de elogio. Entre las tres áreas inmersivas que se ofrecían al público destacaba “Prisma”, una estructura rectangular recubierta de más de 1.200 m2 de espejos. Dentro, los más de 4.200 visitantes (entre ellos, 450 representantes de medios y creadores de contenido de 44 países) se sumergían en el ADN de Cupra y su visión mediante proyecciones y una experiencia de test drive con 600 gafas VR sincronizadas. Aunque no todas las empresas cuentan con el mismo presupuesto, realizar una experiencia inmersiva puede ser interesante y se puede confeccionar de muchas maneras, no necesariamente necesitas 600 gafas VR como Cupra.
Organizar un evento corporativo perfecto requiere una combinación de planificación estratégica, creatividad y atención al detalle. Al seguir estas claves fundamentales y adaptarlas a las necesidades específicas de la empresa y su audiencia, se puede crear un evento que no solo cumpla con los objetivos establecidos, sino que también deje una impresión duradera en todos los involucrados.
El event marketing puede tener múltiples beneficios, que van desde el fortalecimiento de la cultura empresarial y las relaciones con stakeholders hasta la promoción de la marca y la generación de oportunidades comerciales. Es importante planificar y ejecutar estos eventos de manera estratégica para maximizar su impacto y obtener un retorno de inversión significativo. En nuestro blog podrás encontrar más contenido relacionado con los eventos empresariales.