La ciudad de Madrid se ha convertido en un referente internacional dentro del mundo de los negocios.
Esta realidad ha quedado reflejada en un estudio de mercado realizado por la consultoría de marcas Saffron, denominado por la misma el Barómetro de Marcas Urbanas, que sitúa a la ciudad dentro del top 30 urbes más importantes del mundo. Los resultados se obtuvieron en base a datos como el PIB per cápita o renta per cápita: un indicador macroeconómico que representa características tales como el crecimiento económico, la facilidad de hacer negocios y la calidad de vida de un lugar geográfico- factores que, junto con su oferta hotelera, una red de transporte la cual facilita el movimiento por la ciudad y su gran ecosistema cultural y profesional, conforman el encanto comercial que embelesa tanto a inversores como a empresarios, haciendo de la capital la ubicación perfecta para celebrar todo tipo de eventos corporativos.
Sin embargo, dentro de la propia Comunidad de Madrid hay una amplia gama de espacios para eventos, desde salones hasta jardines o naves. Todos ellos con una variedad de características que las hacen ideales para distintos fines, lo cual puede resultar abrumador a la hora de elegir el espacio ideal.
La elección de un venue es de las primeras decisiones que se deben tomar durante el proceso de planificación del encuentro profesional, y uno de los aspectos que más impacto tendrá en la experiencia de los asistentes debido a la influencia, ya sea negativa o positiva, que ejercerá sobre el comportamiento, las emociones y la percepción del público, dependiendo de factores como: la iluminación, los colores, la acústica, su geometría espacial, la temperatura y ventilación, etc. Una luz tenue sugiere tenebrosidad y misterio, provocando sensaciones de tristeza, pesimismo e inquietud; mientras que la luz natural estimula la productividad y las emociones positivas. Los colores cálidos transmiten cercanía, vitalidad y entusiasmo; por otro lado, los tonos más fríos representan la tranquilidad y remiten al descanso, la lejanía e incluso, a la soledad.
Hay muchos elementos a tener en cuenta y muchas opciones entre las cuales elegir. El filtro se debe realizar en base al público objetivo, el propósito del acto, la cultura empresarial de la marca, concepto que comprende todos los valores, las creencias, acciones, pensamientos, metas y normas que comparten los miembros de una misma organización y por último, y tal vez uno de los factores más determinantes, el presupuesto.
En este artículo descubrirás las bases que se necesitan para escoger el venue idóneo para tu evento corporativo.
¿Qué tipo de eventos se pueden realizar?
Antes de todo, hay que determinar las características del acto. La categorización se puede realizar en base a cualidades como:
- la modalidad: presencial, híbrido o digital.
- el espacio en sí: al aire libre, en interiores o ambos.
- el objetivo final: conferencias, seminarios, talleres, ferias comerciales, etc…
- la asistencia prevista
Una vez completado este pequeño ejercicio de clasificación, se puede proceder a elegir el espacio que mejor satisfará las necesidades del evento.
Los venues más demandados según el objetivo del evento
Conferencias y seminarios
Durante una conferencia, uno o varios expertos en la materia transmiten información a un público, utilizando un tono formal y un lenguaje técnico y/o académico. El foco principal está en la divulgación de conocimientos a través de la exposición oral, por tanto el espacio debe contar con muy buena acústica y un escenario desde donde el ponente pueda dirigirse a los oyentes de manera cómoda y efectiva. Dado que este tipo de eventos suelen ser de más duración, es preferible que la decoración sea minimalista y emplear colores más o menos neutros para que no cansen la vista.
¿En qué espacios se suelen realizar conferencias y seminarios? Hoteles con salas de conferencias, auditorios, teatros y salones diseñados específicamente para la celebración de ponencias.
Las salas en Orense 34 y Plaza Castellana 81 son uno de los muchos espacios ofrecidos por la propiedad Gmp, conocida por crear edificios y parques empresariales innovadores y sostenibles.
Sus meeting places están formados por varias salas multifuncionales: para seminarios, reuniones, conferencias, etc.
sala 3 del Meeting Place en Orense
Ferias comerciales
Este tipo de evento reúne empresas, organizaciones y emprendedores de cualquier sector en un sólo lugar, con el propósito de dar visibilidad a un producto o servicio, mediante la realización de actos promocionales dirigidos a un público objetivo. Constituyen una buena oportunidad para obtener feedback in situ de clientes potenciales y crear en los asistentes la sensación de exclusividad y cercanía con la marca.
En las ferias comerciales abundan los stands o los espacios designados. Desde ahí, la empresa promociona su producto a otros profesionales, inversores o clientes. Suelen ser de gran escala por lo tanto, el espacio ideal será un lugar de grandes dimensiones que pueda albergar cómodamente un gran número de expositores, visitantes así como equipamientos (mobiliario, tecnologías, señalización, material de branding, etc).
Algunos ejemplos de espacios cumplen con las requisitos previamente definidos son:
El RECINTO FERIAL de IFEMA, que dispone de numerosas salas, pequeñas y grandes, en las cuales se pueden distribuir los distintos stands y espacios designados de infinitas maneras.
El MUSEO DEL FERROCARRIL Si bien su propósito principal es la promoción de conocimientos sobre el ferrocarril, también ejerce de manera temporal la función de venue para eventos de todo tipo, dado que pone a disposición de empresas e instituciones diversos espacios comerciales.
Nave Central y Sala Arganzuela del Museo del Ferrocarril
Celebraciones de Hitos Corporativos
El mundo de los negocios no son sólo seminarios y reuniones: aniversarios, lanzamientos de productos emblemáticos, inauguraciones de nuevas instalaciones o fusiones, galas de premios…las empresas tienen muchas ocasiones en las que reunir a sus empleados y socios para celebrar el presente y todas lo realizado. Estas celebraciones suelen tomar la forma de cenas, y dependiendo del tamaño de la empresa pueden ser de mayor o menor escala. Por consiguiente, los espacios más utilizados en este caso son jardines, terrazas, restaurantes y salones de banquete en hoteles.
JARDÍNES CECILIO RODRÍGUEZ en El Retiro, cuenta con 6000 metros cuadrados y una capacidad de hasta 600 personas, además de baños portátiles e instalación de equipos de luz y sonido, por lo que resulta ideal para eventos de gran envergadura.
RESTAURANTE SAN FRANCISCO, tienen proyección de vídeo, wifi de alta velocidad,salones, jardines, carpas climatizadas, amenización musical, grabada o en directo y una carta con platos elaborados utilizando ingredientes de alta calidad.
La terraza del restaurante San Francisco el Pabellón de los Jardínes Cecilio Rodríguez
Pop ups
Son tiendas temporales que surgen para vender o promocionar productos específicos a un determinado público, normalmente joven y activo en las redes sociales. Crean expectación y proporcionan una sensación de cercanía con la marca, además de exclusividad por su carácter efímero y la baja capacidad que tienen para albergar asistentes.
Los sectores que más celebran pop-ups son la industria textil, la cosmética y la alimenticia. Avon, Zalando y Schweppes son algunas de las marcas que se han unido a la tendencia.
Espacio creativo situado en Gran Vía, Madrid
En la primera planta del edificio número 40, en Gran Vía, puedes encontrar el UMBO Space, un espacio creativo presentado como un lienzo en blanco, ofreciendo así un sinfín de posibilidades de escenarios. Junto con el alquiler del espacio se incluye una selección de piezas de mobiliario de diseño.
Espacio Jorge Juan en el Barrio de Salamanca, Madrid
Se trata de una carpintería con más de 50 años de historia, remodelada y coonvertida en un espacio para eventos.
Nave 1 en el espacio Jorge Juan
Cómo crear espacios interactivos e inmersivos
El ritmo de vida acelerado que se lleva en la sociedad actual y la decreciente capacidad de atención del ser humano promedio, hace que cada vez sea más difícil impactar al público y dejar huella en él, ya que el mero hecho de captar su atención supone una lucha. Es por esa misma razón que las empresas deben estar siempre en busca de nuevas maneras de cautivar a la audiencia y retener su interés. Aquí es donde entran los recursos multimedia, en específico, tecnologías como la realidad virtual o aumentada, el videomapping y la Inteligencia Artificial.
La utilización de dichos elementos para crear experiencias más memorables es la tendencia más novedosa del momento, y no será la última de ese tipo.
A medida que pase el tiempo, se irán descubriendo muchas más maneras de crear momentos inolvidables a través de la interacción con el espacio alrededor.