Últimamente cada vez se escucha con más frecuencia el término evento corporativo o evento empresarial, y es que cada vez más empresas se han dado cuenta de la gran importancia que este tipo de eventos reportan en su actividad empresarial. Si estás leyendo esto es probable que busques saber de qué se trata todo esto de los eventos empresariales, qué tipos de eventos corporativos hay, y cómo puedes organizar uno para tu empresa, si ese es tu caso, felicidades, estás en el sitio más indicado para obtener respuesta a todo esto. Comencemos.
¿Qué es un Evento Empresarial?
Un evento corporativo, también conocido como evento empresarial, es una actividad o acontecimiento social en directo organizado por una empresa, organización o institución concreta y cuya finalidad es reunir y captar la atención de un público determinado, tales como profesionales, clientes, socios o empleados para conseguir un objetivo preestablecido.
Hoy en día dichos eventos empresariales pueden ser organizados tanto a nivel presencial, como en línea, y también en una combinación de ambas modalidades en los denominados como eventos corporativos híbridos.
Dependiendo del público al que se dirige tal evento corporativo será considerado como evento de ámbito interno; el cual va dirigido a empleados, proveedores, socios o accionistas, o evento de ámbito externo; que va destinado a clientes potenciales, a un determinado sector o a los medios de comunicación.
Tipos de Eventos Corporativos
Presentaciones y Lanzamientos de Productos y Servicios
La finalidad de este tipo de eventos empresariales es dar a conocer al público o inaugurar el lanzamiento de nuevos productos o servicios.
En las presentaciones se suelen exponer los aspectos relevantes o técnicos sobre el nuevo producto o servicio que se pretende lanzar, en ocasiones también es habitual que los asistentes puedan probar ese nuevo producto con algunas muestras, también se pueden resolver las dudas que público formule sobre este nuevo producto o servicio.
Es frecuente que en estas presentaciones o lanzamientos aparezcan celebridades o influencers a modo de impulsar la reputación de esos productos o servicios en su público objetivo.
En ocasiones este tipo de eventos corporativos son exclusivos, de modo que solo se puede asistir mediante invitación, la cual suele ir destinada a influencers o personalidades con capacidad de promocionar el producto o servicio.
Seminarios, Conferencias, Congresos , Convenciones y Foros de Debate
En este género de eventos corporativos se reúnen, normalmente en un auditorio, especialistas, profesionales o líderes de opinión de un sector para dar unas ponencias y expresar así sus conocimientos sobre cierta temática concreta hacia una audiencia.
Estos eventos empresariales son también considerados como eventos de formación ya que son ideales para aumentar el conocimiento sobre un campo específico, también para hacer intercambio de ideas, y en ocasiones como en el caso de los foros de debate, también se debaten ideas.
Si bien los seminarios y conferencias suelen tener un ámbito de público más abierto, los congresos y convenciones suelen ser para un público interno, de modo que suelen ser reuniones más cerradas.
La duración de esta clase de eventos corporativos puede ser muy variable, ya que mientras algunos de ellos puede celebrarse en la jornada de un día, otros pueden tener una duración de más de tres días.
Actividades de Networking
El término networking, que en castellano se traduciría como “hacer contactos”, es también una modalidad de evento empresarial con la finalidad de que emprendedores y profesionales de un sector puedan construir una red de contactos útiles para su actividad, construyendo así relaciones en las que puedan cooperar en sus intereses comunes. Es ideal para darse a conocer con otros profesionales de un sector y encontrar nuevos aliados con los que asociarse.
Exposiciones y Ferias Comerciales
En el caso de estos eventos empresariales se reúnen empresas y expertos, generalmente de un mismo sector aunque también podría haber de varios sectores distintos, donde a través de stands (casetas y puestos comerciales) se muestran y venden los productos y servicios de una empresa, también es habitual que se ofrezcan muestras de los productos y se den charlas por algunos expertos del sector.
Estos eventos corporativos son ideales para darse a conocer en el mercado, promocionar tus productos y servicios, la captación de nuevos clientes y también para el networking (hacer contactos de interés mutuo).
Actividades de Team Building/Retreat
Cuando hablamos de actividades de team building y retreat nos estamos refiriendo a aquellos eventos empresariales que son organizados con la finalidad de fomentar los valores de la empresa, así como mejorar la motivación, cohesión y trabajo en equipo de un grupo de empleados.
Suelen realizarse en grupos pequeños para que así la atención sea más personalizada y también pueda haber más conexión y acercamiento entre los integrantes de un equipo de empleados.
Pueden ser de distinta índole, tales como actividades lúdicas, deportivas o gastronómicas.
Son ideales para realizarse después de épocas inciertas o estresantes.
Aniversarios o Celebraciones Corporativas, Entrega de Premios
En un ambiente festivo y de celebración, estos eventos corporativos son muy útiles para motivar, reconocer y premiar por el trabajo de los miembros de la empresa, también son ideales para estrechar las relaciones laborales.
Dichos eventos están cargados de momentos especiales que los empleados no olvidarán, y su utilidad no se limita al mero ámbito interno, sino que también sirven para proyectar una imagen de compromiso y solidez al exterior, valores añadidos importantes para el reconocimiento de la empresa.
Eventos Corporativos Solidarios
Los eventos solidarios organizados por empresas son ampliamente utilizados en la estrategia de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) de esa empresa.
Con la Responsabilidad Social Corporativa se hace una gestión consciente del impacto que tienen las actividades de dicha empresa en el entorno, tratando de generar beneficios no solo para la empresa misma, sino también para la comunidad.
El componente de evento solidario puede ser añadido en las otras modalidades de eventos corporativos, algunos ejemplos de esto podrían ser añadir la recolección de fondos para una causa, dar formación a colectivos menos favorecidos u organizar un voluntariado en beneficio de una causa altruista entre los empleados.
Eventos Itinerantes o Road Shows
Y entre los distintos tipos de eventos empresariales que hay, por último hablaremos de los eventos itinerantes, denominados también como road shows. La finalidad de un evento corporativo itinerante suele ser la de buscar promocionar los productos o servicios y también a la empresa misma, pero a diferencia de los otros eventos corporativos estáticos los cuales desarrollan sus jornadas en un lugar fijo, los itinerantes se van desplazando hacia diferentes puntos geográficos para así poder ser más accesibles al público. Para desempeñar todo esto se pueden utilizar camiones, remolques, autobuses, turismos, oficinas y puestos comerciales móviles.
Planificación de un evento corporativo
Después de que hayamos visto qué son los eventos corporativos y cuántos tipos principales hay, es hora de explicar cómo podemos organizar uno.
Para que el evento empresarial a organizar sea exitoso hay que tener en cuenta ciertos aspectos concretos los cuales son cruciales y determinarán si el evento que se desarrolla acaba en éxito o en fracaso.
Define cuál es tu público objetivo
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es a quién se va a dirigir nuestro evento empresarial.
¿Va dirigido a un público interno o externo a nuestra empresa? ¿Y cuál es la finalidad de nuestro evento?
Pues como antes mencionamos hay muchos tipos de eventos corporativos, tales como comerciales, formativos, celebraciones, etc, y dependiendo de cada tipo la organización y estrategia va a ser distinta.
Determina tu presupuesto con tiempo
Otro aspecto crucial a considerar es el presupuesto que disponemos para la organización de nuestro evento empresarial y también conocer bien con antelación todos los costes que el desarrollo de dicho evento va a suponer. Un mal cálculo en los costes puede acarrear severos imprevistos posteriores, a veces insalvables y con sus correspondientes consecuencias.
Establece tu punto de logro deseado
Tu evento corporativo tiene un propósito determinado y por tanto desde el principio debe haber establecido un medidor de éxito para que pueda ser analizado durante o tras la realización del evento, dicho medidor no debe ser algo con un rango demasiado amplio o abstracto, sino que debe ser lo más concreto y claro posible.
Es aconsejable que tu objetivo a definir esté basado en la estrategia SMART; Específico (Specific), Medible (Measurable), Alcanzable (Achievable), Realista (Realistic) y de Duración determinada (Time-Bound).
Elige un lugar idóneo
Con la elección de un lugar idóneo no solo nos estamos refiriendo al punto geográfico específico, el cual es muy importante, sino también a la elección del recinto o edificio concreto en donde se desarrollará nuestro evento empresarial.
Cuestiones evidentes como la facilidad para llegar al lugar; si hay disponibilidad de aparcamientos cerca de la zona, si hay facilidad para que llegue el transporte público, u otros aspectos esenciales como lo son los relativos a la accesibilidad y seguridad del edificio son aspectos importantes a reflexionar.
Ten en cuenta los imprevistos
Pensar y tomar precauciones sobre algunos imprevistos que pudieran acontecer durante el desarrollo de nuestro evento corporativo puede evitarnos importantes complicaciones posteriores. Algunos de estos aspectos a considerar serían el tiempo, las dificultades técnicas o los retrasos de asistencia.
Difusión de tu evento
La correcta difusión de tu evento resulta una parte esencial para el éxito, has de analizar las distintas opciones de promoción y publicidad de las que dispones, tales como lo son las redes sociales, el emailing, marketing de calle, prensa, etc, y decantarte por las más idóneas de acuerdo a tu presupuesto y público objetivo.
De modo que la correcta difusión hecha con tiempo juega un papel fundamental, ya que puedes haber organizado un evento corporativo del más alto nivel, pero si se descuida la parte de difusión del mismo y el público no está al corriente sobre el acontecimiento de tu evento, simplemente no asistirá.
Garantiza la organización y éxito de tu evento corporativo
Desde TheWalterman podemos encargarnos de organizar tu evento corporativo de manera exitosa, con nuestra dedicación y amplia experiencia en el sector nos comprometemos a brindarte una experiencia personalizada de alta calidad satisfaciendo cada una de tus necesidades concretas, pues consideramos que cada evento corporativo debe ser único. Con nuestro equipo de profesionales en marketing también podemos encargarnos de la difusión de tu evento.
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| Artículo escrito por: |
  Óscar R.A.  |